사무실의 어수선한 부분을 정리하려면 먼저 혼란을 야기하는 요인을 이해해야 합니다. 그 과정은 기계적인 만큼 정신적이기도 합니다. 정리 과정을 시작하기 전에, 어수선한 것들에 대해 스스로에게 어려운 질문을 던져보세요.
기존 시스템이 작업을 완료하고 있습니까, 아니면 혼란을 야기하고 있습니까?
유지 관리 부족이 요인인가요?
물건이 제자리에 있지만 물건이 너무 많습니까?
각 활동에 충분한 공간이 할당되어 있습니까?
어수선한 원인을 잘 살펴본 후에는 질서를 유지할 수 있는 사무실 환경을 계획해 보세요. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
적절한 가구에 투자하세요.사무실에는 명확한 작업 공간이 필요합니다. 이는 컴퓨터 하드웨어 및 주변 장비를 위한 적절한 공간, 참고 자료를 보관할 공간, 파일 공간, 자주 참조하는 소모품 및 종이를 보관할 수 있는 장소를 제공하는 것을 의미합니다. 사무용 가구가 업무 및 보관을 위한 충분한 공간을 제공하는지 확인하세요.
활동 센터를 설립합니다.사무실은 세 가지 활동 영역으로 구분되어야 합니다. 깨끗한 작업 공간, 컴퓨터 및 자주 사용하는 사무용품이 포함된 작업 센터; 바인더, 매뉴얼, 사전, 전문 도서 및 자료가 포함된 참고 센터; 종이와 기타 사무용품이 들어있는 공급 센터.
하드웨어와 주변 장치를 올바르게 배치하십시오.사용 빈도에 따라 장비를 배치하십시오. 프린터를 매일 사용하는 경우 쉽게 접근할 수 있는 곳에 있어야 합니다. CPU를 문제 해결 목적으로만 사용하는 경우 책상 아래나 옆에 배치할 수 있습니다. 스캐너를 거의 사용하지 않는 경우 작업 영역 외부에 배치할 수 있습니다. 하드웨어를 설정할 때 드라이브, 트레이 및 코드에 대한 접근을 염두에 두십시오. 서랍에 대한 접근을 막거나 얽힌 코드로 인해 다리 공간을 차지하지 마십시오.
종이 처리 구역을 설정합니다.즉각적인 조치가 필요한 문서를 위해 작업 센터 내에 영역을 설정하십시오. 고객이나 진행 중인 프로젝트와 관련된 문서를 쉽게 접근하고 볼 수 있는 곳에 보관하세요. 참조할 논문에 대한 영구 파일링 시스템을 구축하지만 정기적이지는 않습니다.
